“Ustruktureret” & “kreativ” er ord der alt for ofte bruges når talen falder på designere, herunder UX’ere. For at gør op med dette, har jeg udviklet en planlægnings-metode der sikrer optimal udnyttelse af året. Derudover får dine kollegaer indblik i hvad UX står for (læs hvordan i tip nr. 3)

Jeg kalder metoden:

“Planlægning for ustrukturerede kreative”

.. og den fungerer fremragende hvis man:

  • Har mange projekter
  • Har mange ressourcer man skal koordinere i hvert projekt
  • Har indflydelse på hvor mange timer man vil investere i de forskellige projekter
  • Ikke ønsker at bruge ret lang tid på planlægning

Metoden kræver et par whiteboards, Excel-ark og min. 2 møder. Den kan gennemføres på et par dage (hvis du ikke skal planlægge mere end et halvt år frem i tid, ca. 110 arbejdsdage)

Dine komponenter

  • Mindmap, whiteboard nr 1: Et white board hvorpå du har nedskrevet alle de projekter (og sub-projekter) du gerne vil gennemføre i perioden. Klassisk mindmap
  • Tæl dine dage: Hvor meget tid har du? Fraregn dage brugt på driftopgaver, feriedage, kursus- og netværksdage
  • Tematisér dine projekter, whiteboard nr 2: Forbered præsentation af dine projekter i overskrifter. Målet er at du kan kommunikere dem til din chef, dvs. ham/hende der skal godkende din liste over projekter og dine prioriteter.
  • Papir-kalender og farvede mini post-its: Du får aldrig samme overblik hvis du starter direkte i et online Gantt chart

#Tip nr 1. Brug din chef

Indkald din chef til et workshop-møde. Hav whiteboard nr. 2 klar med listen over dine projekter, og nr. 1 i baghånden (mindmap). Vis ham whiteboard nr. 2, ønsker han at få uddybet projekterne har du det store mind map klar. Såfremt han godkender listen går I videre.

  • Markér projekter du SKAL gennemføre inden for de næste 3 måneder med en stjerne
  • Prioritér projekterne efter vigtighed

Og nu til det sjove:

Hvor mange dage tror vi hvert projekt tager?

.. og dette har du selvfølgelig gjort dig nogle tanker om inden mødet. Før I skriver antal dage på hvert projekt, skal der tilføjes et mere til listen: Er du ustruktureret og kreativ har du glemt mindst et projekt (ofte et drift-relateret projekt eller opfølgning fra et nyligt afsluttet projekt.)

  • Start med at afsætte dage til drift + opfølgning
  • Skriv “minimum antal dage” på alle projekterne
  • Anfør antal dage du har til rådighed (110 dage) Tjek matematikken. Går det op?
  • Flyt dagene rundt så det passer

# Tip nr. 2: Drop Excel-arket, brug papirkalender og farvede post-its

Efter mødet med din chef har du:

  • X antal projekter (jeg havde 12)
  • X antal dage dedikeret til hvert projekt (110 dage i alt)
  • En ide om hvilke projekter der ikke kan vente (5 stjernemarkerede projekter)

Nu starter planlægningen. Print din kalender, en måned pr A4 ark. Indtegn alle dage du er væk.

post-its
Brug de farvede post-its til at markere dine forskellige projekter, og begynd at udfylde din papir-kalender. Nogle projekter har en naturlig deadline, disse placerer du først, efterfølgende fylder du ud med resten.

#Tip nr. 3: Synkronisér med andre afdelinger

Når du har placeret alle dine projekter har du fået et neonfarvet overblik over det næste halve år. Nu er det tid til at teste din planlægning op imod de andre afdelingers, i min situation vil det sige: Udviklingsafdelingen + konsulenterne.

Hvornår har dine kollegaer afsat tid til at udvikle på jeres forskellige software produkter?

Når de forskellige kalendre er synkroniseret har du:

  • Sikret at du har skabt udgangspunktet for et produktivt samarbejde på tværs af alle afdelinger
  • Identificeret “kritiske veje” (potentielle flaskehalse) i de forskellige projekt-forløb (Critical Path)
  • Indirekte sikre at alle afdelinger har indblik i hvor mange forskellige, og forskellig-artede, projekter du er involveret i (husk, UX er stadig en fluffy disciplin for mange.)